Cómo es el workflow o flujo de trabajo
Los flujos de trabajo van desde tareas simples que pueden ser realizadas por individuos hasta procesos masivos que involucran a cientos de miembros del equipo en todas las unidades de negocio. A pesar de esta variación, todos los flujos de trabajo son repetibles. Esto significa que los flujos de trabajo deben utilizarse para delimitar objetivos y procesos que se realizan regularmente, y que generalmente no son apropiados para el trabajo ad hoc o único. Piensa en ellos como direcciones para lograr una actividad comercial común muchas veces según sea necesario.
Tipos de flujos de trabajo
Los flujos de trabajo se dividen en tres categorías amplias : secuenciales, máquina de estados y controlados por reglas. Echemos un breve vistazo a cada uno.
Flujos de trabajo secuenciales
Los flujos de trabajo secuenciales son los más simples. Este tipo de flujo de trabajo organiza las tareas de manera lineal para que siempre avancen y cada dependencia solo afecte a la siguiente parte del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo secuenciales nunca vuelven a los pasos o ciclos anteriores de ninguna manera, cada tarea conduce directamente a la siguiente una vez completada. El reembolso de gastos puede ser un ejemplo de un flujo de trabajo secuencial: la solicitud de reembolso se envía, revisa, aprueba o rechaza, y luego se desembolsan los fondos.
Flujos de trabajo de la máquina de estado
Si el proceso de reembolso de gastos descrito anteriormente permitiera al revisor solicitar más documentación al empleado solicitante, sería un ejemplo de flujo de trabajo de una máquina estatal. Los flujos de trabajo de la máquina de estado permiten que las dependencias afecten a los pasos anteriores y las tareas retrocedan. Los procesos de estos flujos de trabajo no se modelan como una serie de tareas, sino más bien como estados distintos que permiten interacciones más complejas.
Flujos de trabajo basados en reglas
Finalmente, los flujos de trabajo basados en reglas son similares a los flujos de trabajo secuenciales, excepto que el progreso se rige por condiciones más sofisticadas. En este modelo, pasar de una tarea a la siguiente implica reglas similares a las de la programación condicional, con “if”, “else if”, “else”, declaraciones de casos o lógica tradicional que evalúa las declaraciones de reglas como verdaderas o falsas. En este caso, simplemente completar una tarea no siempre conduce al mismo conjunto de últimas tareas como en los flujos de trabajo secuenciales, aunque este modelo basado en reglas también progresa exclusivamente hacia adelante.
Beneficios de usar flujos de trabajo
El uso de flujos de trabajo tiene muchas ventajas. Organizan mejor las tareas, crean formas de medir directamente el rendimiento y pueden codificar procedimientos comerciales que de otra manera serían difíciles de visualizar o entender.
● Hacer que los procesos sean más eficientes. Utilizando flujos de trabajo, las partes interesadas pueden alinear las dependencias y organizar mejor las asignaciones priorizadas, completando las tareas en menos tiempo y con menos recursos.
● Medir el rendimiento y la productividad del trabajo. Los flujos de trabajo crean un rastro de papel, lo que permite a los gerentes auditar tareas anteriores, acceder a un historial de actividades de trabajo y hacer que la planificación futura sea más transparente. Estas métricas se pueden utilizar para monitorear todos los procesos de negocio y proporcionar orientación sobre la mejora de los procesos.
● Mejorar la colaboración. Los flujos de trabajo facilitan la colaboración en todo el negocio, o incluso en todas las industrias. El software basado en la nube significa que los flujos de trabajo específicos, sus plantillas o las ideas generales sobre la planificación de tareas están disponibles en cualquier lugar, en cualquier momento y son fáciles de compartir.
● Delegar de manera efectiva. Las responsabilidades que antes eran el único dominio de los gerentes de servicios y otros tomadores de decisiones se pueden delegar en los miembros del equipo que ahora tienen un conjunto claro de instrucciones a seguir.
Capacidades clave de los motores de flujo de trabajo
Creación y modificación delflujo de trabajo
- Herramientas para crear y modificar flujos de trabajo : para algunos motores de flujo de trabajo , la única forma de crear un nuevo flujo de trabajo es escribir código, lo que significa que se necesitan desarrolladores de software para el trabajo. “ Low - código de ” flujo de trabajo de los motores requieren configuraciones complejas y una pequeña cantidad de código, lo que significa que se necesitan expertos. “ No - código ” motores proporcionan interfaces de usuario intuitivas, como arrastrar y soltar, que los dueños del proceso sin necesidad de conocimientos técnicos pueden utilizar para crear y modificar los flujos de trabajo.Para ayudar a los usuarios no técnicos a definir flujos de trabajo y crearlos, los motores de flujo de trabajo de código bajo y sin código a menudo vienen con un conjunto de plantillas de flujo de trabajo predefinidas con lógica específica de la industria. La ventaja de permitir que los usuarios empresariales creen un flujo de trabajo es que, si bien pueden carecer de habilidades técnicas, son los más familiarizados con los procesos que deben automatizarse.
- Lógica basada en reglas : algunos motores de procesos de flujo de trabajo permiten a los diseñadores expresar condiciones sobre las cuales se deben seguir los diferentes pasos. Esta lógica de “si esto , entonces aquello” (IFTTT) es importante en el modelado de procesos de negocio
Ejecución del flujo de trabajo
- Enrutamiento de documentos : en reacción a un desencadenante, el motor de flujo de trabajo mueve el flujo al siguiente paso, notifica a la persona responsable de la siguiente tarea y pasa el contenido a esa persona , según corresponda. Si se incluye lógica basada en reglas en el flujo de trabajo, el motor puede evaluar una condición para determinar cuál de varias tareas posibles debe seguir.
- Gestión de tareas : un motor de flujo de trabajo crea tareas y las asigna a la persona adecuada, junto con la fecha límite correcta, como se especifica durante el proceso de creación del flujo de trabajo. Asociados con cada tarea hay una hora de inicio, una hora de finalización, un estado, una persona responsable y algún tipo de contenido.
- Manejo de estado : como un proceso provoca un cambio de estado (generalmente implica un cambio en el estado del contenido), el motor de flujo de trabajo reacciona de acuerdo con el diseño del flujo de trabajo. En algunos casos, esto significa generar una alerta ; en otros, puede ser para pasar a la siguiente tarea.
- Notificación de eventos : un motor de flujo de trabajo puede notificar a los usuarios sobre diferentes eventos, como la creación de una carpeta, la apertura de un archivo o una tarea que se acerca a su fecha límite.
Supervisión del flujo de trabajo y manejo de excepciones
- Visibilidad y control : los motores de flujo de trabajo generan informes sobre el estado de los procesos en ejecución, los tiempos de finalización y otras métricas asociadas con los flujos de trabajo completados. El motor de flujo de trabajo puede permitir a los administradores realizar cambios en un proceso en ejecución.
- De extremo a extremo de auditoría : Dado que los sistemas de flujo de trabajo y colaboración por lo general han sido separados en el pasado, la única manera de obtener una imagen completa ha sido combinar los informes de auditoría de los dos sistemas, un momento - exige y el propenso a errores que introduce riesgos de cumplimiento. Cuando el flujo de trabajo y colaboración de contenido se combinan, se ' s fácil conseguir un informe de auditoría unificada a través de todo el contenido y el flujo de trabajo del ciclo de vida.
- Tiempos de espera : en los casos en los que una tarea no se completa a tiempo, el motor de flujo de trabajo puede detener la tarea, generar una alerta y continuar la secuencia como lo indica el diseño del flujo de trabajo.